Importância de inventário, documentação e histórico de seu ambiente

Data: 21/11/2018 | Autor: PHS Brasil

A melhor forma de manter o controle e gerenciar os recursos de uma empresa é manter toda a documentação de seus setores e processos documentados. Somente com isso, é possível monitorar e garantir um bom uso dos equipamentos, horas de trabalho e assim, ter um bom nível de produção.

E com o setor de TI não é diferente. O senso comum indica que este setor realiza apenas reparos, suporte e trocas em equipamentos de tecnologia. Porém, sua atuação em uma organização vai além, incluindo a ajuda no gerenciamento e consolidação dos processos. Porém, para isso, é preciso incluir na rotina do próprio TI três pontos teóricos importantes: o inventário, documentação e histórico do ambiente.

Inventário

Primeiro, vamos falar sobre o inventário de TI. Este nada mais é do que um levantamento sobre todos os recursos que o setor possui tanto de hardware como HDs, notebooks, impressoras, desktops quanto softwares – que são os programas e sistemas operacionais.

Em conjunto com esse levantamento, é preciso fazer o levantamento de informações técnicas dos itens, data de compra e garantias, números de série.

Este processo pode ser feito em um programa que guarde estes dados e que sua consulta possa ser rápida e intuitiva, para que essas informações possam ser de fato usadas.

Documentação

Esta é uma parte importantíssima! Manter descrito uma rotina de processos em TI é importante para que o conhecimento sobre o que deve ser feito caso ocorra um problema.

A documentação de rede e infraestrutura que contém esses dados e procedimentos é de extrema importância, pois se não há documento dizendo o que deve ser feito e como ser feito, temos apenas em um ou dois profissionais o conhecimento para a resolução.

É por meio deste documento virtual, de preferência para que seja fácil o acesso e atualização, que os processos de TI devem estar detalhados, incluindo até mesmo resoluções de problemas simples como como trocar o cartucho da impressora até passo a passo da rotina de backups, nomes de usuários, escopos de rede e IP’s.

E dentro desta necessidade documental, vem a importância do histórico do ambiente de TI. É nele que estará descrito os problemas que já ocorreram, as atualizações, trocas de hardwares e softwares, entre outras rotinas.

Entretanto, saber o que deve ser documentado é particular, pois cada empresa possui uma rotina. Aqui demos alguns exemplos, porém, o profissional de TI especializado pode fazer uma análise sobre a necessidade e consequentemente, de que forma prosseguir no inventário, documentação e histórico.

Agilidade e custo-benefício

O que se ganha com essas documentações? Principalmente a possibilidade de prevenção de problemas técnicos, pois há o controle de garantias e equipamentos, a capacidade de cada um, sua última atualização, entre outras informações técnicas.

Além disso, ter ‘no papel’ esses dados faz com que as rotinas e as soluções dos problemas não esteja somente com um colaborador, tornando ainda mais rápida a possibilidade de resolução.